ESCoor DX

Kurzübersicht der Wesentlichen Bestandteile und Operationen

 

Reparaturdurchlauf für elektronische Geräte (Serviceteil)

  • Vereinnahmung von Einsendungen von Kunden
  • Reparatur-Erfassung
  • Rücksendung an Kunden
  • Komplett mit Lieferschein/Rechnung für Garantie/Kostenpflichtige Reparaturen
  • Übergabe von erforderlichen Ersatzteilen an das Materialwesen
  • Monatsabschluss

Materialwesen

  • Auftrag an Lieferant
  • Empfang und Lagerhaltung
  • Bestellung vom Kunden
  • Bestellvorschläge

Berichtswesen

  • Monatsabrechnung
  • Detaillierte Reparaturberichte
  • Export von Daten
  • Rechnungsübersichten
  • Jahresverbrauch

Hotline-Information

  • Vollauskunft an den Kunden
  • Satelliten Fernzugriff (Verlängerte Werkbank)

Spezifikationen

  • Systemvoraussetzungen

 

Beschreibung des Reparaturdurchlaufes

 

Vereinnahmung der Geräte

Zusätzlich zu den signifikanten Daten wie Typ, Seriennummer, Lieferschein usw. wird der Gerätezustand notiert sowie Fremdverpackung und Abrechnungsarten. Im Hintergrund sind Basis-Gerätedaten wie Materialnummer, Farbe, erste Zeichen einer Seriennummer hinterlegt. Es kann auf einen bestehenden Kundenstamm zugegriffen werden oder Kunden können neu angelegt werden. Die gewonnenen Informationen sind vom Augenblick der Anlage auch in der Hotline verfügbar.

 

Reparaturerfassung

Unterstützend für die Techniker ist der Zugriff auf hinterlegte Schaltbilder, Stücklisten, Bedienungsanleitungen und technische Informationen vom Hersteller in Word-, Exel- und Acrobat (pdf)- Dateien direkt möglich - ohne Umwege über langwieriges Suchen und Starten eines neuen Programmes.

Bisherige gewonnene Daten aus vorangegangenen Reparaturen sind verfügbar. Die Reparatur-Daten (Symptom, Maßnahme, usw.) können im Klartext IRIS-Code oder auch im Code direkt eingegeben werden. Die Erfassung der Reparaturzeit kann sowohl automatisch erfolgen als auch manuell eingegeben werden. Bei kostenpflichtigen Reparaturen kann auf Eingabe der Reparaturdaten verzichtet werden. Kostenvoranschläge können erstellt werden. Nach Eingabe der Reparaturdaten wird der Lieferschein oder eine Rechnung erstellt. Standard- Textbausteine stehen zum einfachen Handling zur Verfügung, eine Editierung ist aber jederzeit möglich.

Gutschrift- oder Umtauschanforderungen können direkt an den Hersteller weitergegeben werden. Die Generierung erfolgt aus den bereits eingegebenen/gewonnenen Daten.

 

Erforderliche Ersatzteile

Ersatzteile, die benötigt werden aber nicht vorhanden sind, werden an den Materialteil übergeben. Im Materialteil werden diese Ersatzteile dann bei den entsprechenden Lieferanten bestellt.

 

Rücksendung an Kunden

Aus der Reparaturbearbeitung werden die Geräte wieder an den Kunden gesandt. Dies kann über (in der Regel) Einzelpakete als auch über Sammellieferscheine erfolgen. Die versandten Lieferungen werden in der Hotline entsprechend notiert. Zu den Geräten wird ein Lieferschein oder eine Rechnung dem Paket beigefügt. In der Kundenspezifikation wird 'Kunde freigegeben', 'Nachnahme', oder 'betragsmäßig begrenzt' unterschieden, letztendlich kann der Auftrag aber noch in der Erstellung der Rechnung von z.B. 'Kulanz' auf 'Kostenpflichtig' umgestellt werden.

 

Monatsabschluss

In der sogenannten Herstellerdefinition werden Gerätetypen klassischen Pauschal-Beitrags-Kategorien zugeordnet. Auf "Tastendruck" erstellt das System eine Monats- oder Zeitraum- Abrechnung über diese Kategorien oder auch die gesamte Herstellerpalette, wobei nicht nur die Pauschalen sondern auch das verwendete Material einfließt.

 

Beschreibung des Materialwesens

 

Auftrag an Lieferant

Für alle Materialien, die im System enthalten sind, können Bestellungen an den Lieferanten gesendet werden. Dies betrifft sowohl Ersatzteile, Hilfsmaterialien oder Geräte. Sowohl die Materialien, als auch die Lieferanten und Liefertermine sind wählbar.

 

Empfang und Lagerhaltung

Bestelltes und auch nicht bestelltes Material kann vereinnahmt werden und dem Lager oder auch der direkten Verwendung zugeordnet werden. Lagerplätze werden vorgeblendet, sind aber auch frei definierbar. Identisches Material kann auf verschiedenen Lagerplätzen eingelagert werden. Bei der Vereinnahmung kann sowohl festgelegt werden ob das Material z.B. Zollgut, frei oder gesperrt für eine Qualitätsprüfung ist. Der Eigentümer wird ebenso festgelegt und bietet die Möglichkeit der treuhänderischen Lagerhaltung. Umlagerung von Material ist gegeben.

 

Bestellung vom Kunden

Es kann eine Bestellung verarbeitet werden, für die kein Material z. Zt. vorhanden ist. In diesem Falle wird das betreffende Material in Rückstand genommen und für 'Aufträge an Lieferant' bereitgestellt. Bei Bestellungen von Kunden über den Materialbereich kann nur Material ausgeliefert werden, welches auch vorhanden ist. Wird die Bestellung über den Serviceteil abgewickelt, können auch Materialien ausgeliefert werden die nicht im Lager registriert sind. Dies ist z.B. für Handlager- oder Kleinmaterial sinnvoll.

 

Bestellvorschläge

Sowohl Material, welches durch den Serviceteil verbraucht wurde oder an Kunden geliefert wurde, wird registriert um Bestellvorschläge an den Lieferanten zu generieren. Dabei finden Lieferzeiten und auch ein minimaler Lagerbestand Berücksichtigen. Der Durchschnittsverbrauch der letzten vier Monate wird ermittelt und das System schlägt Bestellungen für die nächsten 3 Monate vor. Die Reichweite des vorhandenen Materials wird ebenso angezeigt. Aus diesen Vorschlägen können dann Aufträge an den Lieferanten processed werden.

 

Berichtswesen

 

Monatsabrechnung

Die geleisteten Servicetätigkeiten werden in der Regel monatsweise abgerechnet. Andere Zeiträume sind natürlich auch möglich. Die Abrechnung kann sowohl auf Gerätekategorien als auch auf den Auftraggeber bezogen werden (Batchlauf über die Kategorien). Nach Wünschen des Auftraggebers (Herstellers) können Detailberichte über die einzelnen durchgeführten Reparaturen oder Sammellisten ausgegeben werden. Eine komplette Monatsabrechnung für den gesamten Betrieb ist in wenigen Minuten fertig.

 

Detaillierte Reparaturberichte

Die Berichte enthalten z.B. den jeweiligen Einzelkunden, Kaufdatum, Eingangsdatum, Reparaturdatum, die eigentlichen Gerätedaten (Typ, Seriennummer, Zustand), die Reparaturdaten (Fehlerbeschreibung des Kunden, Fehlercodes aus der Reparatur) und die verbrauchten Teile mit deren Verrechnungspreisen, ein eindeutiger Nachweis für den Auftraggeber/Hersteller ist somit gegeben.

Sehr informativ ist die Jahresübersicht der durchgeführten Einsendungen/Reparaturen. Die einzelnen Gerätetypen werden monatsweise oder ganzheitlich angezeigt und können letztendlich auf Symptome, Baugruppen und durchgeführte Reparaturaktivitäten heruntergebrochen werden. Diese Berichtsform ist hilfreich für den Auftraggeber um Kosten an deren Lieferanten weiter zu belasten und ebenso hilfreich für den Servicebetrieb um nachzusehen, wie in der Vergangenheit ein Problem gelöst wurde.

 

Export von Daten

Die Servicedaten können an den Auftraggeber per Datei exportiert werden. Der Hersteller legt in der Regel dazu ein Format fest und das Programm exportiert dann die Daten in dem Format. In  der Regel sind dies die unter 'Detaillierte Reparaturberichte' beschriebenen Daten.

 

Rechnungsübersichten

Die im Serviceteil oder im Materialteil erstellten Aufträge und Rechnungen sind im Berichtsteil registriert und können dort auch nach dem Zahlungsstand überwacht werden.

 

Jahresverbrauch

Der Materialverbrauch bzw. die Lieferungen werden für einen Jahreszeitraum zusammengestellt.

 

Hotline

 

Vollauskunft für Kunden

Suchen und Finden ist die Devise, die für die Hotline-Information oberste Priorität genießt. Das System zeigt die Daten für den Servicebereich und auch für die Kundenbestellungen an. Dabei findet die DST-Technologie Anwendung, mit der eine Suche z.B. auf einen Teil des Kundennamens, Gerätetyp oder eine Seriennummer schnell zu den gesuchten Ergebnissen führt. Der Kunde erhält sehr schnell Informationen zu einem Auftrag, ohne langwierige Nachfragen in der Technik. Damit werden die Techniker von den Anfragen entlastet und können sich den eigentlichen Aufgaben widmen. Der Kunde erhält eine professionelle Auskunft bereits bei der ersten Kontaktaufnahme zum Servicebetrieb und nicht durch langwieriges Weiterverbinden im Betrieb.

Der Kunde kann durch ein Word-Formblatt über den aktuellen Reparaturverlauf informiert werden.

Die DST (Diffuse Search Technologie) zieht sich durch das gesamte System. Ob Kunde, Gerät oder Materialbezeichnung: Alles läßt sich schnell finden und bearbeiten.

 

Satelliten Fernzugriff

In einem Unternehmen, das Geräte vom Kunden annimmt, und Geräte zu anderen Betrieben (Satelliten) weiterleitet - die dann auch die eigentliche Reparatur durchführen - wird eine Remote-Version von ESCoor DX installiert. Mit dieser Remote-Version erfolgt per DFÜ über ISDN eine Synchronisation der Hotlinedaten mit den Satelliten. Wenn der Kunde sich nach seinem Gerät bei dem Unternehmen erkundigt zu dem er das Gerät eingesandt hat, ist das Unternehmen unmittelbar auskunftsfähig und muß nicht in dem eigentlichen Reparaturbetrieb nachfragen.

Die Synchronisation erfolgt per Einwahlverbindung und die Verbindung wird nach dem Datenabgleich wieder getrennt.

 

Spezifikationen

 

Systemvoraussetzungen

Das System läuft grundsätzlich unter MS-Windows (ab 95) und basiert auf MS-Access 97. Gegebenfalls muß für spätere MS-Windows-Versionen eine Adaption auf das jeweilige Betriebssystem und die Umgebung erfolgen. Mit dem ESCoor DX wird eine Laufzeitversion von MS-Access mitgeliefert. Damit entfallen auch erhebliche Lizensgebühren für die einzelnen PC's. Empfehlenswert sind >128MB Speicher und >600 MHz Taktfrequenz. Das System läuft auch auf 66-MHz Rechnern, ist dann aber sehr langsam.

Es läuft sowohl auf einem Einzelplatzrechner als auch im Netzwerk. Der Server kann auch gleichzeitig eine Workstation sein.

Empfehlenswert sind auch die MS-Office Programme Word und Exel, aber nicht Bedingung, um die Features des ESCoor DX zu nutzen.